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Serienbriefe erstellen

Sie wollen Werbebriefe für Ihr Konzert oder Ihr Theaterstück verschicken?
Dann lesen Sie hier, wie Sie ganz einfach mit MS Word und Excel Serienbriefe erstellen können. 

Anleitung: Serienbriefe mit MS Word und MS Excel erstellen

1. Laden Sie sich zunächst die beiden folgenden Dokumente herunter:
Serienbrief.doc (Serienbriefvorlage, MS Word)
theater.xls (Adressen der Empfänger, MS Excel)

2. Eingabe und Änderung der Adressdaten
Öffnen Sie die Datei theater.xls mit MS Excel. Die Tabelle in Abb.1 erscheint. In diese Tabelle tragen Sie nun alle Empfänger Ihres Serienbriefes ein. Die Felder Homepage, Email-Adresse, Telefon- und Faxnummer müssen dabei nicht ausgefüllt werden. Sie dienen nur der Vollständigkeit der Kontaktdaten und werden nicht für den Serienbrief verwendet.

Achtung: die in der Tabelle verwendeten Kontakt- und Adressdaten stammen alle aus Internetrecherchen und sind auf dem Stand von 2002. Sie sollten also für eine aktuelle Bewerbung nicht mehr verwendet werden ;-)


Abb.1: Excel-Tabelle der Adressdaten

3. Nach der Eingabe aller Daten speichern Sie die Excel-Datei und schließen Excel.

4. Öffnen Sie nun die Datei Serienbrief.doc in MS Word. 
Je nach Word-Version kann es sein, dass Sie während des Öffnens einen Warnhinweis erhalten, der ungefähr wie in Abb. 2 aussieht. Bestätigen Sie die Warnung durch Klick auf "Ja".


Abb.2: Warn-Hinweis beim Öffnen in MS Word

Nach dem erfolgreichen Öffnen in MS Word sollten Sie etwa folgendes Bild sehen (Abb. 3). Markiert mit <<   >> erkennen Sie die Felder aus der Excel-Tabelle.


Abb.3: Serienbrief-Datei in MS Word

5. Schalten Sie nun die Serienbrief-Symbolleiste ein durch Auswahl des Menüpunktes

Extras->Briefe und Sendungen->Seriendruck-Symbolleiste

Die Serienbrief-Symbolleiste erscheint (Abb.4):


Abb.4: Serienbrief-Symbolleiste

6. Verbinden Sie den Brief nun mit der Adressdatei, indem Sie auf das Symbol "Datenquelle öffnen" aus der Serienbrief-Symbolleiste klicken (rot markiert in Abb.5).


Abb.5

Navigieren Sie in dem sich nun öffnenden Datei-Auswahl-Fenster dann zu der Adressdateitheater.xls und klicken Sie auf "Öffnen". Es erscheint dann folgendes Fenster, in der Sie lediglich auf OK klicken müssen (Abb.6):


Abb.6: Tabelle auswählen

7. Passen Sie nun den Text und das Layout des Rundschreibens Ihren Bedürfnissen an. Achten Sie dabei darauf, dass die << >>-Felder, die die Datenbankeinträge markieren, nicht gelöscht werden. 8.) Um den Brief jetzt als Serienbrief mit den Adressen aus der Adressdatei zu drucken, klicken Sie jetzt auf das Symbol Seriendruck in neues Dokument (Abb.7)


Abb.7: Symbol "Seriendruck in neues Dokument"

Wählen Sie in dem folgenden Fenster die Nummern der Adressen aus der Adressdatei, für die Sie den Serienbrief erstellen wollen (Abb.8) und drücken Sie auf OK.


Abb.8: Adressdaten auswählen"

8. Es wird nun ein neues Dokument erzeugt, in dem alle Serienbriefe mit korrekten Empfängerdaten nacheinander drin stehen (Abb.9). Dieses Dokument kann jetzt gedruckt oder weiter bearbeitet werden, falls individuelle Anpassungen bei einzelnen Briefen noch nötig sind.


Abb.9: Fertige Serienbriefe für den Ausdruck

Achtung: die Verwendung von OpenOffice 2.0 als MS Word-Ersatz wird hier nicht empfohlen, da die oben verwendete Serienbrief-Datei nicht korrekt von OpenOffice geladen wird.